आउटलुक 2007, 2010, 2013, 2016 में पुरालेख ईमेल कैसे करें

जितना अधिक आप अपने Microsoft Outlook मेलबॉक्स का उपयोग करते हैं, उतना ही आपका मेलबॉक्स बढ़ता है। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो यह काफी हद तक समान है कि कैसे कागज आपके डेस्क पर ढेर हो जाते हैं। लेकिन जब ढेर इतना बड़ा हो जाता है तो उससे निपटने के लिए आप क्या कर सकते हैं? ठीक है, वास्तविक जीवन में, आप प्रत्येक दस्तावेज़ को सॉर्ट करने और उन पत्रों को संग्रहीत करने के लिए समय ले सकते हैं जो कम महत्वपूर्ण लोगों को त्यागते समय महत्वपूर्ण हैं। सौभाग्य से, आप आउटलुक में एक ही प्रक्रिया को फिर से बना सकते हैं।

अपवाद के बिना, आउटलुक का हर संस्करण आर्काइविंग का समर्थन करता है। इससे भी अधिक, जब आपके पास आउटलुक में अपने आइटम संग्रह करने की बात आती है तो आपके पास कई विकल्प होते हैं। पुराने संदेशों, नियुक्तियों और कार्यों से निपटने के लिए सबसे उपयुक्त तरीका AutoArchive का उपयोग करना है। संदेशों को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाने के लिए मैन्युअल संग्रह का उपयोग करने का एक और तरीका है। लेकिन इसका सबसे तेज तरीका है पुरालेख में स्थित बटन फ़ाइल मेन्यू।

ध्यान रखें कि आउटलुक संग्रह के उद्देश्यों के लिए एक डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर रखता है जिसे हटाया नहीं जा सकता है। अपने ईमेल को संग्रहित करने से आपको एक साफ-सुथरी दुकान रखने में मदद मिलेगी, जिससे आपके इनबॉक्स को अप्रयुक्त रखते हुए पुराने ईमेलों को खोजना आसान हो जाएगा।

नीचे आपके पास गाइडों की एक श्रृंखला है जो आपको आउटलुक में संग्रहित वस्तुओं के माध्यम से हर संभव तरीके से चलेगी। शुरू करते हैं!

विधि 1: किसी एकल क्रिया के साथ मैन्युअल रूप से संग्रहीत संदेश

यह विधि पुरालेख फ़ोल्डर में एक या एक से अधिक संदेशों को ले जाने का सबसे तेज़ तरीका है। ये संग्रहीत फ़ाइलें खोज बॉक्स के माध्यम से या मैन्युअल रूप से नेविगेट करके सुलभ रहेंगी पुरालेख फ़ोल्डर। संग्रहित वस्तुओं को भी मोबाइल उपकरणों पर जाकर देखा जा सकता है पुरालेख फ़ोल्डर। आउटलुक 2016 में मैन्युअल रूप से संग्रहित वस्तुओं पर एक त्वरित गाइड है:

1. Outlook खोलें और अपने में एक या अधिक संदेश चुनें इनबॉक्स या कोई अन्य फ़ोल्डर।
2. दबाएं पुरालेख के अंदर आइकन हटाएं समूह। संग्रह आइकन केवल आउटलुक 2016 में रिबन के अंदर दिखाई देता है।
   ध्यान दें: आप भी हिट कर सकते हैं बैकस्पेस कुंजी उसी परिणाम को प्राप्त करने के लिए।
3. आप के अंदर अपने संदेश खोजने में सक्षम होना चाहिए अभिलेखागार फ़ोल्डर।
   ध्यान दें: आर्काइव फ़ोल्डर स्वचालित रूप से बनाया जाता है भले ही आपने इसे पहले कभी इस्तेमाल नहीं किया हो। यदि आप पुरालेख फ़ोल्डर नहीं देख सकते हैं, तो पर जाएँ फ़ाइल> कार्यालय खाता> अद्यतन विकल्प और पर क्लिक करें अभी Update करें ।

विधि 2: AutoArchive सुविधा का उपयोग करना

आउटलुक में एक स्वचालित सुविधा है जो ऑटोरैक्टिव नामक वस्तुओं को संग्रह करने में सक्षम है। इस सुविधा को नियमित अंतराल पर आइटम संग्रह करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। आउटलुक के सभी संस्करणों में संग्रह करने के लिए समर्थन है। अंतर यह है कि आउटलुक 2010 और बाद में ऑटोएक्टिव डिफॉल्ट रूप से बंद हो जाता है।

उपरांत स्वतः संग्रह सक्षम है, उपयोगकर्ता प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए गुण सेट कर सकते हैं जिसे वे संग्रहीत करना चाहते हैं। ध्यान रखें कि जब आप किसी ईमेल को संग्रहीत करते हैं, तो उसे किसी अन्य PST फ़ाइल में ले जाया जाएगा और अब मुख्य PST फ़ाइल में उपलब्ध नहीं होगा। यहां ऑटोरिचिव को सक्षम करने और उपयोग करने पर एक त्वरित गाइड है:

AutoArchive को सक्षम और कॉन्फ़िगर कैसे करें

1. मुड़ना स्वतः संग्रह पर, नेविगेट करने के लिए फ़ाइल> विकल्प । एक बार जब आप आउटलुक के अंदर होंगे समायोजन , दबाएं उन्नत टैब को आगे लाने के लिए, फिर क्लिक करें स्वतः सक्रिय सेटिंग्स ।
   ध्यान दें: Outlook 2007 और पुराने में, आप पा सकते हैं स्वतः संग्रह में सेटिंग्स उपकरण> विकल्प> अन्य ।
2. यदि सब कुछ धूसर हो जाता है, तो आपको बॉक्स के बगल में टिक करना होगा AutoArchive चलाएं सक्षम करने के लिए स्वतः संग्रह।
   
3. अब यह कॉन्फ़िगर करने का समय है कि AutoArchive कैसे व्यवहार करेगा। ऑटो आर्काइव को कितनी बार चलाना चाहते हैं, यह चुनकर शुरू करें। डिफ़ॉल्ट 14 दिनों का है, लेकिन यदि आप इसे साफ रखना चाहते हैं, तो इसे 2 और 6 के बीच में सेट करें।
   
4. यदि आप AutoArchive शुरू होने से पहले अधिसूचित होना चाहते हैं, तो अगले बॉक्स पर टिक करें AutoArchive रन से पहले शीघ्र । ऑटो-आर्काइविंग के बाद से आपके काम में हस्तक्षेप करने की क्षमता होने के कारण इस विकल्प को सक्षम करना एक अच्छा विचार है।
   
5. अनावश्यक ईमेल के साथ अपने संग्रह को भरने से बचने के लिए, यह एक अच्छा विचार है हटाए गए ईमेल को हटा दिया गया है । यदि आप अक्षम करते हैं पुरालेख या पुरानी वस्तुओं को हटाएं, केवल समयसीमा समाप्त संदेश पूरी तरह से हटा दिया जाएगा।
   
6. यदि आप चाहते हैं कि आपका संग्रह फ़ोल्डर Outlook के अंदर दिखाई दे, तो आपको सक्षम करने की आवश्यकता है फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएं।
   
7. अब संग्रह करने के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर सेटिंग्स सेट करें।
8. इसके बाद, टॉगल को बगल में सक्षम करें पुरानी वस्तुओं को ले जाएं और क्लिक करें ब्राउज़ वह पथ निर्धारित करने के लिए जहाँ आप चाहते हैं कि आपकी वस्तुएँ संग्रहीत हों। मारो ठीक अपनी सेटिंग्स की पुष्टि करने के लिए।
   

आपके द्वारा AutoArchive को सक्षम और कॉन्फ़िगर करने के बाद, यह स्वचालित रूप से नियत समय में अपना काम करेगा। यदि आप जाँच कर सकते हैं कि यह काम कर रहा है या नहीं अभिलेखागार फोल्डर को आबाद किया जा रहा है।

व्यक्तिगत फ़ोल्डरों के लिए AutoArchive गुणों को कॉन्फ़िगर करना

AutoArchive सुविधा को कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप अपने प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए विशिष्ट गुण सेट करके नियंत्रण की एक अतिरिक्त परत जोड़ सकते हैं। यह फ़ोल्डर के लिए सामान्य अभ्यास है जैसे हटाए गए आइटम या स्पैम अपने मुख्य ईमेल फ़ोल्डर की तुलना में विभिन्न ऑटोरिचिव गुणों का उपयोग करें।
ध्यान दें: यदि आप किसी फ़ोल्डर के लिए अलग-अलग AutoArchive सेटिंग्स सेट नहीं करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से ऊपर कॉन्फ़िगर वैश्विक AutoArchive सेटिंग्स का उपयोग करेगा।

एक फ़ोल्डर में अलग-अलग AutoArive गुण सेट करने पर यहां एक त्वरित मार्गदर्शिका है:

1. उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप अधिमानतः इलाज करना चाहते हैं और क्लिक करें गुण।
   
2. दबाएं स्वतः संग्रह टैब इसे आगे लाने के लिए। यहां आपके पास सेटिंग्स का चयन है जो केवल इस फ़ोल्डर पर लागू होगा।
   
3. आप इस फोल्डर के लिए AutoArchive को क्लिक करके बंद कर सकते हैं इस फ़ोल्डर में आइटम संग्रहीत न करें ।
   
4. वैश्विक AutoArchive सेटिंग्स को ओवरराइड करने के लिए, पर क्लिक करें इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहीत करें और नीचे अपने संशोधन करें। क्लिक लागू अपनी सेटिंग्स की पुष्टि करने के लिए।
   ध्यान दें: ध्यान रखें कि ये सेटिंग्स इस विशेष फ़ोल्डर के किसी भी सबफ़ोल्डर पर लागू नहीं होती हैं। आपको प्रत्येक को संशोधित करना होगा।

विधि 3: क्लीनअप टूल्स का उपयोग करके मैन्युअल रूप से संग्रह ईमेल

यदि आप स्वचालन के बहुत बड़े प्रशंसक नहीं हैं, तो एक मध्य जमीनी समाधान है जो आपको अधिक नियंत्रण के साथ थोक में संग्रह करने की अनुमति देगा। इस विधि के साथ, आप एक पूरे फ़ोल्डर को उसके सबफ़ोल्डर्स के साथ संग्रहित कर सकते हैं। यदि आप AutoArchive को किक करने के लिए इंतजार नहीं करना चाहते हैं, तो आप इसे स्वयं कर सकते हैं और चुन सकते हैं कि आप उन्हें कहाँ सहेजना चाहते हैं। यहाँ आपको क्या करना है:

1. दबाएं फ़ाइल टैब, फिर पर जाएं जानकारी और से ड्रॉप-डाउन मेनू का विस्तार करें सफाई उपकरण। चुनते हैं पुरालेख ड्रॉप-डाउन मेनू से।
   
2. चुनते हैं इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर्स को संग्रहीत करें और उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप संग्रहीत करना चाहते हैं।
   
3. यदि आप चाहते हैं कि आपका संपूर्ण Outlook डेटा संग्रहीत किया जाए, तो सूची के शीर्ष पर अपने ईमेल पते पर क्लिक करें।
   
4. के आगे ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें पुरालेख आइटम से पुराना है आइटम संग्रहीत करने के लिए नवीनतम तारीख का चयन करें। इस मेनू में आपके द्वारा निर्धारित दिनांक से अधिक पुरानी सभी वस्तुएँ संग्रहीत की जाएंगी।
   
5. आप उन आइटमों को संग्रहीत कर सकते हैं, जिन्हें पहले बॉक्स के बगल में चेक करके ऑटो संग्रह से बाहर रखा गया था AutoArchive के साथ आइटम शामिल करें ।
   
6. उपयोग ब्राउज़ बटन जहां आप अपने पीएसटी संग्रह को सहेजना चाहते हैं, उस पथ को सेट करने के लिए। क्लिक ठीक प्रक्रिया को शुरू करने के लिए।
   

आपको शीघ्र ही पता चलेगा कि कुछ ईमेल आपके डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर से संग्रहीत पीएसटी फ़ाइल में स्थानांतरित हो जाएंगे।
ध्यान दें: संग्रहीत फ़ाइल आउटलुक में एक फ़ोल्डर के रूप में सुलभ हो जानी चाहिए। अगर किसी कारण से यह नहीं जाता है फ़ाइल और क्लिक करें खुला और निर्यात करें । फिर, पर क्लिक करें Outlook डेटा फ़ाइल खोलें अपने संग्रह और हिट के स्थान पर नेविगेट करें ठीक ।